Sistema de Fichajes
22/11/2022

Sistema de Fichajes para empresas

La presión en el control de fichajes sobre las empresas aumenta tras dos sentencias de la AN que fueron enmendadas por el Tribunal Supremo.

Para resolver todas las dudas que puedas tener sobre el sistema de fichajes en tu empresa hemos redactado este post, resumiendo la información que tienes que saber y las sanciones a las que te expones en caso de no llevar a cabo este sistema de forma correcta.

Esto se debe a que la ley establece que debe haber un control de horarios que permita tanto la protección de la empresa en relación al cumplimiento del pago correcto por horario, la supervisión del cumplimiento del horario laboral de los trabajadores y la protección en cuanto a sus derechos.

Un sistema de fichajes para empresas aporta el beneficio del cumplimiento de la Ley, al mismo tiempo que la protección de ambas partes. Por eso hay que acatar la obligación de fichar en el trabajo.

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Nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales

La nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre) tiene como objetivo la garantía de proteger los datos personales de las personas físicas.

Se trata de que se proporcione una base legal sólida y actualizada para regular el tratamiento de los datos personales de las personas físicas, así como la libre circulación de los mismos. Además, pretende garantizar el respeto a los derechos digitales indicados en el artículo 18.4 de la Constitución Española.

Por tanto, la protección de datos se ejercerá en base a lo establecido en esta ley orgánica y a lo dispuesto en el Reglamento UE 2016/679.

La LOPDGDD 3/2018 sustituye a la LOPD 15/1999, la anterior normativa sobre protección de datos, que ha quedado derogada.

Tipos de Sistemas de Fichajes

  • Basados en RFID o chips: como tarjetas de proximidad o llaveros.
  • Biométricos: reconocimiento de huella, mano, iris o facial son los métodos biométricos más frecuentes.
  • Aplicaciones: la implantación de este método es la más frecuente en las empresas actuales ya que permite el manejo de la Base de Datos de trabajadores desde software, incluyendo funcionalidades avanzadas como la gestión de las vacaciones o los turnos.

Por otra parte, ten en cuenta que con el sistema de fichaje para empresas tendrá también la posibilidad de almacenar los registros de horas, y esto debes hacerlo durante cuatro años, que es lo que exige el nuevo estatutos en relación a la obligación de fichar en el trabajo.

Sistema de fichajes

¿Qué ventajas tiene para el trabajador el Sistema de Fichajes?

  • Fichaje de entrada y salida de manera fácil e intuitiva, mediante dos sencillos botones.
  • Mayor autonomía para los trabajadores con la capacidad de actualizar su información personal.
  • Centralización de documentos de empresa y solicitudes.
  • Aplicación multiplataforma y multidispositivo.
  • Canal de comunicación directa y reservada con los responsables de tu empresa.
  • Solicitud de ausencias, vacaciones o bajas y visualización del estado de las mismas.

¿Y qué ventajas tiene para la empresa?

  • Control horario, geoposición y gestión de fichajes para todos los trabajadores.
  • Comunicación con todos tus trabajadores independientemente, de su localización y su horario de trabajo.
  • Mejora tu productividad y optimiza el tiempo gracias a la centralización de los datos.
  • Automatiza las tareas administrativas de los trabajadores.
  • Trazabilidad integral en la gestión del personal.
  • Comunicación bidireccional entre la empresa y el trabajador.
  • Evita sanciones cumpliendo con la legislación.

¿Qué datos necesito registrar en mi Sistema de Fichajes para cumplir con la Ley?

  • Datos de la empresa: nombre, razón o denominación social completa y de su CIF.
  • Datos de los usuarios: datos personales del empleado.
  • Registro de entradas, salidas y descansos: hora exacta de la entrada y salida y de los descansos realizados. Incluyendo el cómputo de horas semanales de trabajo y de descanso.
  • Registro de horas extraordinarias: cómputo diario y semanal o mensual de horas extras.
  • Almacenamiento de datos: durante mínimo 4 años.

Esta obligación de fichar en el trabajo debe llevarte a pensar en la facilitación de un sistema de fichajes para los trabajadores, acorde a las necesidades de tu empresa.

Sistema de Fichajes de Aplifisa

En Aplifisa hemos desarrollado la aplicación El Portal del Empleado, una plataforma que te permite gestionar las relaciones entre empresas y trabajadores. Entre sus funcionalidades, podrás llevar un registro automático de los fichajes, crear incidencias, gestionar las vacaciones o registrar datos internos de tus empleados.

Convierte tu Tablet en un punto de fichajes para tu empresa, y con la app móvil Mi Portal del Empleado, tus trabajadores podrán fichar y realizar solicitudes con geolocalización.

Sistema de Fichajes

¿Qué utilidad tiene usar la aplicación de Sistema de Fichajes de Aplifisa?

  • Simplificar la administración de personal y aumenta la implicación de los trabajadores en la gestión administrativa y la productividad.
  • Reunir todos los datos de los trabajadores:
    • Registros horarios
    • Solicitudes de vacaciones
    • Incidencias
    • Datos personales
  • Crear un punto de fichajes para tus empleados con la aplicación para Tablet ‘Mi Centro de Fichajes’.
  • Proporcionar autonomía a tus trabajadores con la aplicación móvil ‘Mi Portal del Empleado’.

¿Qué es el punto de fichajes para tus empleados?

El punto de fichajes es un lugar concreto ubicado en tu empresa para que los trabajadores puedan realizar el control horario necesario para cumplir con lo que la ley establece. Las pymes prefieren gestionar su sistema de control horario a través de una tablet, centralizando el punto de fichajes, reduciendo de esta forma el coste de la inversión.

Hemos desarrollado esta funcionalidad dentro del sistema de fichajes de Aplifisa para que no tengas la necesidad de disponer de dispositivos adicionales, con la aplicaciónMi Centro de Fichajes”.

Su uso es fácil y sencillo:

  • Convierte una tablet en un punto de fichajes para los trabajadores de tu empresa.
  • Descarga la aplicación de Aplifisa en la Play Store: “Mi centro de Fichajes: Control Horario”.
  • Identifica tu empresa y coloca la tablet donde consideres más oportuno.

La aplicación móvil de referencia en Sistemas de Fichajes

El Portal del Empleado, una aplicación que ha sido desarrollada por Aplifisa con el objetivo de descentralizar las tareas administrativas y aumentar así la productividad de las empresas y las asesorías.

Funcionalidades eficaces e intuitivas:

  • Fichajes de entrada y salida, con geoposición y zona de fichaje.
  • Creación de solicitudes y visualización de su estado.
  • Automatiza los procesos y reduce los costes de gestión.
  • Accede a la aplicación a través de 3 tipos de perfiles:
    • Asesorías
    • Empresas
    • Trabajadores

Aplifisa.com

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