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Adfinc
¿Cómo se calculan las cuotas de las propiedades?
Las cuotas pueden ser calculadas de las siguientes formas: A partir del presupuesto mantenido para la finca, mediante la opción de cálculo de cuotas según presupuesto. Esta opción permite repartir entre las distintas propiedades los ingresos y gastos estimados de la finca, generando cuotas con la periodicidad deseada en función de la diferencia de ingresos y gastos mantenida en el presupuesto y de los coeficientes aplicables a cada concepto de ingreso y gasto. Sin tener en cuenta presupuesto. En este caso puede: · Repartir un importe fijo para cada propiedad · Repartir un importe en función de un coeficiente · Calcular cuotas personalizadas en función del importe mantenido en propiedades. En este último caso, mediante la opción Propiedades del menú Ficheros, debe consignar la cuota que desea asignar a cada una de las propiedades y despues activar la casilla "Cuota personalizada por propiedad". Una vez calculadas las cuotas, estas son generadas para el período seleccionado y para todo el ejercicio en caso de ser ordinarias. Las cuotas pueden estar en dos situaciones: · Generadas · Devengadas Se considera que las propiedades solamente deben aquellas cuotas que han sido devengadas. Al generar las cuotas se asigna automáticamente la fecha de generación, de forma que posteriormente puede devengar una serie de cuotas en función de su fecha de generación.
¿Cómo definir un presupuesto?
El presupuesto de ingresos y gastos de una finca es un documento en el que se reflejan las estimaciones de ingresos y gastos de la finca para el período o ejercicio, así como el reparto de estas entre las diversas propiedades. El presupuesto se define capturando para cada concepto de ingreso y gasto la cuantía estimable para el ejercicio. Dado que cada concepto de ingreso y gasto lleva asignado implícitamente el o los coeficientes por los que se reparte, tras presupuestar los distintos conceptos, el reparto que han que soportar cada una de las propiedades es automático. Existen tres formas de definir un presupuesto: · Manualmente, introduciendo cada concepto de ingresos y gastos. · Automáticamente a partir del presupuesto de otro ejercicio (normalmente el anterior). · Automáticamente a partir del cierre de cuentas del ejercicio anterior. Una vez definido el presupuesto, mediante la opción de Cálculo de cuotas según presupuesto, puede generar las cuotas que han de abonar cada una de las propiedades para hacer frente a los gastos presupuestados.
¿Cómo capturar un gasto?
La aplicación ADFINC permite una gestión rápida de gastos y pagos, de forma que en una misma pantalla puede introducir los parámetros del gasto (por ejemplo compra de carburante para calefacción) y del pago (pago de la factura de compra del mencionado carburante). También puede introducir separadamente el pago y el gasto, de forma que puede mantener cada uno de ellos en el momento que se producen o cuando usted tiene constancia de ellos. Cada gasto debe tener asignado un concepto, de forma que permita su posterior reparto entre las propiedades de acuerdo con los coeficientes de reparto del concepto asignado. Cada pago debe tener asignada igualmente una forma de pago y una cuenta de banco (caja, banco X, etc) de forma que su asiento genere automáticamente la disminución o incremento de saldo de la cuenta de banco.
¿Cómo gestionar un consumo?
En primer lugar dede definir los parámetros del consumo. Mediante la opción Conceptos de consumo del menú ficheros puede definir estos parámetros. Un consumo puede ser definido como: · Lineal: Cuando cada unidad consumida tiene un precio fijo determinado o a determinar en función del gasto total y de los consumos realizados. · Progresivo: Cuando el importe unitario de los consumos a facturar tiene un precio por unidad dependiendo del tramo en que se encuentre. Ejemplo: De 0 a 10 unidades de consumo, cero de importe unitario, de 10 a 20 unidades de consumo, a 2'10 Euros la unidad, de 20 a 30 unidades de consumo a 3'70 Euros la unidad, y lo que pase de 30 unidades, a 5 Euros la unidad. Esta opción permite introducir un importe fijo inicial que se facturará independientemente de los consumos, como si fuera un importe mínimo. · Por tramos: Cuando el importe a facturar depende del rango de consumo, ejemplo: entre 0 y 10 unidades consumidas pagarán 20 Euros, entre 10 y 20 unidades consumidas pagarán 35'22 Euros, y si el consumo es superior a 20 unidades pagarán 55 Euros. Seguidamente puede capturar las lecturas de cada uno de los contadores de las distintas propiedades mediante la opción Mantenimiento de consumos del menú Ingresos. Esta opción permite introducir una primera lectura de contadores y automatizar la captura de sucesivas lecturas. Las cuotas de estos consumos se pueden generar directamente mediante la opción Mantenimiento de consumos anteriormente indicada (botón Generar cuotas) o en el momento del cierre del ejercicio.
¿Cómo hacer un traspaso entre cuentas bancarias?
Un traspaso de fondos entre dos cuentas bancarias ha de tratarse como un cobro y un pago. En primer lugar debe acceder a la opción Mantenimiento de gastos y pagos del menú Gastos y capturar el pago, introduciendo en la cuenta el código de la cuenta de banco de la que sacará los fondos, forma de pago la que corresponda y código de banco el que corresponda en el fichero de bancos, del que se sacan los fondos. A continuación debe acceder a la opción Cobros del menú Ingresos y capturar los mismos datos del abono (cuenta y banco destinatario del traspaso). En este caso deberá introducir en la cuenta el código de la cuenta de banco en la que se ingresan los fondos, forma de pago la que corresponda y código de banco el que corresponda como destino de los fondos en el fichero de bancos.
¿Cómo introducir los saldos iniciales de las cuentas?
Los saldos iniciales de las subcuentas son almacenados por ejercicios y arrastrados de un ejercicio al siguiente, a su elección, en el momento de efectuar el cierre del ejercicio. Para el primer ejercicio de la finca y para aquellos que no haya arrastrado automáticamente los saldos del ejercicio anterior, debe acceder a la opción de mantenimiento del Fichero de Cuentas y Propietarios del menú Ficheros e introducir en cada una de ellas los saldos correspondientes.
¿Cómo realizar una convocatoria de reunión?
La convocatoria a una reunión se realiza mediatne los siguientes pasos: En primer lugar puede introducir en la opción Mantenimiento de puntos de reunión del menú Reuniones y Actas los puntos mas frecuentes de las convocatorias de reuniones de las distintas fincas que mantenga. A continuación puede acceder a la opción Mantenimiento de reuniones para capturar los datos generales de la reunión y los puntos a tratar. En este momento puede añadir nuevos puntos de reunión o definir puntos sin codificar que solamente servirán para la presente reunión. El botón convocatoria permite generar las cartas de convocatoria para la reunión. Puede reflejar en la convocatoria las restricciones del derecho al ejercicio del voto. Para ello debe proceder de la siguiente forma:
¿Cómo liquidar las cuentas de un período?
La opción Liquidaciones periódicas del menú ingresos permite calcular las cuotas de las propiedades correspondientes a un período determinado. Para proceder a este cálculo, es necesario seguir los pasos: Mantener los conceptos de ingresos y gasto de la finca. Mantener los saldos iniciales de las cuentas en el ejercicio. Capturar los ingresos del período. Capturar los gastos del período. Tras mantener estos datos, la opción Liquidaciones periódicas del menú Ingresos, permite el cálculo de las cuotas de cada propiedad, así como la generación de un informe individualizado del proceso.
¿Cómo cerrar el ejercicio y comenzar otro?
La operación de cierre del ejercicio permite imputar a cada propiedad los ingresos, gastos y consumos que le corresponden del ejercicio, de acuerdo a los coeficientes de reparto de cada concepto. Parar poder cerrar el ejercicio es necesario proceder de la siguiente forma: Mantener los conceptos de ingresos y gasto de la finca. Mantener los saldos iniciales de las cuentas en el ejercicio. Capturar los ingresos del ejercicio. Capturar los gastos y pagos del ejercicio. Capturar los cobros del ejercicio. Capturar los consumos del ejercicio (si procede). Una vez mantenidos estos datos, se puede proceder a cerrar el ejercicio, proceso que permite el reparto de ingresos, gastos y consumos de acuerdo con los parámetros definidos. Esta opción permite también abrir un nuevo ejercicio y traspasar a éste los saldos vivos de la cuentas.
¿Cómo actualizar una nueva versión de ADFINC?
Las nuevas versiones de ADFINC pueden ser suministradas en soporte físico (habitualmente CD-ROM) o descargadas de Internet. Para instalar una nueva versión suministrada en soporte físico, siga las instrucciones que se adjuntan con el soporte. Normalmente se tratará de un archivo autoejecutable y asistente de instalación que le guiará en ésta. Para instalar una nueva versión descargada de internet procederá de la siguiente manera: 1. Conéctese a la web de APLIFISA: www.aplifisa.com. 2. Acceda al apartado de clientes. 3. Seleccione descarga de aplicación ADFINC 4. Guarde el fichero en una carpeta de su sistema informático 5. Ejecute el fichero una vez descargado. se trata de un archivo autoejecutable y asistente de instalación que le guiará en ésta.
¿Cómo puntear un listado bancario?
Con la aplicación ADFINC es muy sencillo puntear un listado bancario, ya sea para incorporar información de pagos como de cobro de cuotas domiciliadas. En el primer caso, puede acceder a la opción Mantenimiento de gastos y pagos del menú Gastos, seleccionar un filtro con el código de banco deseado y activar la casilla de Solo pagos. Esta operación le permitirá visualizar de una forma ordenada los pagos realizados por ese banco en el período. En el segundo caso, puede proceder de forma similar a la descrita anteriormente a la opción Cobros del menú Ingresos y seleccionar el filtro del banco deseado. Además puede capturar de forma rápida las cuotas abonadas a la finca por un banco determinado. Para ello, debe acceder a la opción Conciliación de cobros del menú Ingresos, y tras seleccionar el banco deseado se aparecerá el listado de las cuentas de propietario que tienen asignada en su forma de pago ese banco, con lo que xolamente deberá desplazarse a la deseada para capturar la fecha del abono y el importe abonado, capturando así de forma rápida la información de las cuotas abonadas por los propietarios.
¿Cómo se repara un índice de datos?
Los datos de ADFINC son almacenados en tablas dentro de su sistema informático. Por múltiples causas, entre las que cabe destacar el apagado inadecuado del sistema y fallos en las unidades de almacenamiento, los datos de su aplicación, o las tablas de índices que permiten el acceso rápido a estos datos, pueden quedar alterados. Si el error se localiza en una tabla de datos, es necesario restaurar una copia de seguridad de los datos de la aplicación previamente confeccionada. No trate de seguir ejecutando la aplicación ante un error en la estructura o el contenido de sus datos. Únicamente agravará el problema. Por ello es necesario que realice frecuentemente copias de seguridad. Sus datos es su patrimonio más preciado. Si el error se localiza en una tabla de índices, es posible reconstruirla a partir de la tabla de datos. Para ello, debe ejecutar la opción Reparar índice de datos del menú Utilidades.

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