Cómo elegir un software de gestión

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Cómo elegir un software de gestión

En alguna ocasión te habrás planteado la elección de un software para la gestión de tu despacho profesional o empresa. Los motivos pueden ser distintos, bien porque estés comenzando con tu negocio, o bien porque, una vez iniciado, el crecimiento del negocio obliga a usar herramientas más sofisticadas de las que has venido utilizando hasta el momento. O  incluso, que estás descontento con las herramientas y/o servicios que dispones en la actualidad y necesitas hacer un cambio al respecto.

En cualquier caso, es una decisión muy complicada. Debe ser estudiada cautelosamente por todos los posibles usuarios del software de gestión y miembros de la empresa. Cada uno de ellos expondrá su punto de vista y seguro aparecerán varios y distintos. Una vez finalizado el largo proceso de estudio se llegará a una conclusión que finalizará con la decisión final de compra (o no) por parte de los responsables de la compra del software en la empresa.

Para ayudar en el proceso de estudio de las distintas herramientas, citaremos a continuación algunos aspectos importantes que deberán tenerse en cuenta en la evaluación de un software de gestión.

1. ¿Qué necesitas?

Lo primero que debemos tener en cuenta es saber qué necesitamos, es decir, para qué lo vamos a utilizar. Las necesidades de los despachos de economistas, asesores fiscales y laborales, graduados sociales o las distintas empresas… son diferentes, con lo que te deberán ofrecer sólo lo que necesites acorde a tu demanda. Y por supuesto, si en un futuro, tu negocio crece y quieres ampliar mercados debes tener en cuenta que el proveedor disponga de herramientas para ofrecerte otras alternativas superiores.

Un ejemplo de ello es la posibilidad de ofertarte una amplia gama de productos para distintos sectores, incluso, distintas versiones de alguno de ellos según tus necesidades y dependiendo de tu tamaño.

2. Busca satisfacer a tus empleados

Los empleados usarán diariamente el software con lo que es primordial que les guste y les resulte cómodo. Si de entrada un software resulta complicado, poco intuitivo… ¡no querrás verlo ni en pintura! También, debéis valorar el aspecto de formación de los empleados, tanto en el aspecto técnico, a nivel de las aplicaciones en sí, como en el aspecto legislativo. Esta formación deberá ser accesible a todos los usuarios y miembros del despacho.

Por tanto, es esencial que te formen en la utilización inicial del software, y por supuesto, de forma totalmente gratuita. También, que ofrezca para todos los miembros del despacho cursos formativos, tanto de novedades tributarias como formación continua en materia de legislación. Una de nuestras preocupaciones por ejemplo, es que los clientes encuentren en nosotros, además de una herramienta de software eficaz, sencilla e intuitiva, una formación y apoyo eficiente y suficiente.

3. ¿Pero caro o barato?

Otro aspecto a valorar es el económico. En este aspecto, no por ser más económico será peor herramienta, ni por ser desmesuradamente caro será mejor. Deberás comparar la calidad percibida del software (integrando en ella todos los elementos como el software en sí, necesidades cubiertas, formación, servicio postventa…) con el precio ofertado. Cada despacho o empresa tendrá una relación “Calidad percibida/Precio” distinto para el mismo software. Esta percepción depende de lo que estés buscando, y será lo que finalmente te haga decantarte por uno u otro.

Lo que claramente es importante para decantarnos por un software más o menos económico, es la calidad del producto. En nuestro caso, por ejemplo, te garantizamos una alta calidad y ofrecemos las prestaciones que todo despacho necesita. Nos preocupamos por cubrir en el mayor grado posible tus necesidades. Ofrecemos servicios post venta y formación de elevado prestigio, pues buscamos siempre la satisfacción del cliente, nuestro pilar principal.

4. Además del software en sí, ¿dispone de otras herramientas enlazadas?

Tenemos que analizar la amplitud que tenemos en la actualidad y a la que queremos llegar. Al inicio, tal vez no nos preocupe, pero en un futuro, quizá requeriremos de otras herramientas que complementen a las que ya tenemos de una forma sencilla y eficaz. De este modo se simplificará el trabajo del día a día.

Por ejemplo, si adquieres un programa de facturación, tendrás que ver la posibilidad que tienes en un futuro de ampliar y adquirir un programa contable que de forma automática, realice los asientos desde tu programa de facturación. También, si eres un despacho profesional, además de disponer de herramientas para ti, deberás buscar un proveedor que pueda cubrir en su integridad las necesidades que puedan tener tus clientes. Así, además de poder ofrecerles servicios adicionales a tus clientes, puedes beneficiarte del ahorro en tiempo y trabajo al tener ellos aplicaciones complementarias y compatibles con la tuya.

Por ejemplo, además de ofrecer programas específicos para los despachos profesionales, también debes buscar herramientas complementarias a ellos, enfocadas a pymes, administradores de fincas… Estas herramientas, hacen que se simplifique, no solo el trabajo del asesor, sino también el de la pyme o autónomo. Algún ejemplo de las mismas son FactuGes (aplicación de facturación para pymes), Contabilidad en distintas versiones (dependiendo del tamaño de la empresa), MisFacturas3W (aplicación de facturación en la nube), MiContabilidad3W (herramienta contable en la nube), Doc3W (gestión documental en la nube)… Todas ellas permiten por un lado a la empresa llevar su gestión de forma efectiva, y por otro lado al asesor importar toda la información en el software que tiene implantado en el despacho para la posterior presentación de modelos u otros trabajos que desempeñe.

5. Y si tengo alguna duda, ¿me van a atender bien y rápido?

Por último, y no menos importante, es disponer de un soporte técnico eficaz, rápido y personal. La finalidad buscada por un asesor o empresa en un software, es gestionar los libros contables, presentar modelos, hacer facturas… y esto lo lograrás con la mayoría de software, especializados para ello, que puedes encontrar en el mercado. Pero el proceso y horas de trabajo dedicadas para realizar esa finalidad última, necesita de un apoyo constante, integral, rápido y eficaz por parte del proveedor de software.

Este aspecto, es fundamental. La satisfacción de muchos clientes depende directamente del soporte. En el momento que tienes alguna duda o necesites ayuda, quieres encontrar la respuesta rápida. Esta es una de nuestras misiones, respuesta al cliente instantánea y satisfactoria.

Para finalizar este post, quiero destacar que además de estos aspectos a tener en cuenta, hay otros muchos. Todos los puntos de interés serán estudiados y se tendrán en cuenta para la decisión. Además, estos, no son menos importantes que los citados en este artículo. Hay que tener claro en todo momento, que para cada uno de los casos, la decisión es muy personalizada. Tal vez, lo que para ti sea primordial en un software, para otro usuario, es algo totalmente irrelevante. Lo que sí buscáis todos, y en esto estaremos de acuerdo, es una herramienta que os facilite y simplifique el trabajo. Os tiene que gustar en su conjunto, debe ofreceros un servicio de atención eficaz y, para cada uno de vosotros, será lo mejor que puedes encontrar en el mercado.

Dicho esto… ¡A ponerse a buscar!

Beatriz Matilla.

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